Je vous avais annoncé l’agrandissement de l’agence l'année dernière… voici où nous en sommes aujourd'hui !

Il y a un peu plus d’un an, je vous annonçais ici une grande étape dans l’histoire d’Alicia Wedding Planner : l’agence allait s’agrandir.

Après des années à gérer seule : à accompagner les couples, à gérer chaque mariage de A à Z et à être présente le jour J, j’avais envie de faire évoluer l’agence.

Mais pas question pour moi de ma précipiter et de foncer tête baissée.

Je voulais surtout pouvoir continuer à proposer le même niveau d’accompagnement, la même exigence et la même façon de travailler, tout en étant capable d’accompagner davantage de couples.

Et aujourd’hui, le projet est devenu bien réel.

Une année pour transmettre, observer… et apprendre autrement

Cette nouvelle organisation ne s’est évidemment pas faite du jour au lendemain parce qu'avant de laisser les wedding planners que je forme intervenir sur les mariages, il était essentiel pour moi qu’elles comprennent ma façon de travailler, qui je suis et ce que j'attends de cette nouvelle aventure pour moi comme pour elles.

Alors, pendant plusieurs mois, nous avons échangé ensemble à distance, notamment grâce à des visioconférences chaque mois.

Ces rendez-vous ont été l’occasion de transmettre ce que je sais, d'échanger et surtout de parler de cas pratiques car pour moi, être wedding planner, ça ne s'apprend pas dans un livre. La théorie c'est bien beau mais rien ne vaut le terrain.

Parce qu’être wedding planner, ce n’est pas seulement savoir établir un planning ou coordonner des prestataires : C’est aussi savoir anticiper, gérer les imprévus, communiquer avec les différents interlocuteurs et surtout rassurer un couple.

Mais aussi comprendre quand il faut intervenir… et quand il vaut mieux laisser faire.

Et ça, je voulais pouvoir le transmettre au mieux.

La théorie ne suffit pas

On peut expliquer beaucoup de choses en visio, partager des documents, des procédures, des outils et des conseils. Mais il y a une chose que l’on ne peut pas vraiment apprendre derrière un écran : la réalité d’un mariage.

C’est pour cette raison que cette saison, les filles qui m’accompagnent ont commencé à venir sur les mariages en observation.

Elles ont pu voir concrètement comment se déroule une journée de mariage aux moments clef : l’arrivée des prestataires, la coordination, la gestion des imprévus, les changements de dernière minute, les timings qui évoluent et les petits détails auxquels il faut penser.

Et surtout, elles ont pu observer ma manière de gérer tout cela en conditions réelles.

Parce qu’entre un planning sur papier et un mariage avec 120 personnes, plusieurs prestataires, de la météo, des émotions et parfois quelques surprises… il y a un monde !

Une chose était très importante pour moi : rester maître de l'organisation

L’agrandissement de l’agence ne signifie pas que je vais déléguer la gestion de vos mariages, c’est un point auquel je tiens énormément.

Je reste la seule à gérer l’organisation de votre mariage.

C’est toujours moi qui suis votre interlocutrice pour la préparation.

C’est toujours moi qui connais votre histoire, vos envies, vos priorités et les détails de votre journée.

C’est toujours moi qui construis et pilote l’organisation.

Les wedding planners qui m’accompagnent ont un rôle différent : Elles sont là pour exécuter et coordonner le jour J, selon mon organisation et mes consignes.

Cette distinction est très importante pour moi.

Je ne voulais pas que le développement de l’agence signifie que mes couples aient l’impression de « passer entre les mains » de quelqu’un d’autre.

Je veux au contraire que cette nouvelle organisation permette de vous offrir davantage de présence et de sérénité le jour de votre mariage, sans perdre ce qui fait l’identité de l’agence.

Pourquoi cette organisation ?

Parce qu’il y a une réalité toute simple lorsque l’on organise des mariages : je ne peux pas être partout à la fois, je ne peux pas prendre plusieurs mariages à la même date et cela représente une perte de CA considérable surtout en juin et en septembre. Depuis des années, je refuse des dizaines de mariages à cause de cela et je voulais y remédier.

Aujourd’hui, l’organisation de l’agence me permet d’envisager les choses autrement.

Je peux continuer à accompagner personnellement mes couples dans toute leur préparation, tout en ayant une équipe formée capable de prendre le relais sur le terrain lorsqu’il y a plusieurs mariages le même jour.

Et cette situation va devenir très concrète dès la prochaine saison.

Juin est déjà un bon exemple !

Pour le mois de juin, nous avons déjà deux dates où deux mariages auront lieu le même jour.

Et honnêtement ? C’est assez symbolique pour moi.

Il y a quelques années, je n’aurais jamais imaginé pouvoir dire :

« Ce jour-là, j'ai deux mariages… et l’agence est organisée pour les accompagner tous les deux. »

Cela représente énormément de travail en amont.

Mais surtout, cela montre que le projet que je vous annonçais il y a un an commence réellement à prendre forme.

Mais grandir ne veut pas dire devenir impersonnelle

C’est probablement la chose que j’avais le plus à cœur en réfléchissant à cette évolution.

Je ne voulais pas créer une grosse structure dans laquelle les couples deviennent simplement des dossiers.

Je voulais conserver ce qui fait, selon moi, la force d'Alicia Wedding Planner : la proximité, le fait de connaître mes couples, de comprendre leur histoire, de savoir pourquoi ils ont choisi tel lieu, pourquoi telle chanson est importante, pourquoi ils tiennent absolument à cette personne dans leur cortège, pourquoi ils ont choisi de faire les choses d'une certaine manière.

Tous ces détails comptent, et même si l’agence évolue, cette relation reste au cœur de ma manière de travailler.

Finalement, cette année m’a aussi appris à déléguer

Et ça, ce n’était pas forcément le plus facile !

Quand on a créé et développé son entreprise, on a souvent l’habitude de tout faire soi-même.

Je connaîs chaque détail, je veux que tout soit parfait.

J'ai du mal à laisser quelqu’un d’autre prendre une partie du relais.

Et je ne vais pas vous mentir : il a fallu que j’apprenne à faire confiance et ce qui est le plus difficile pour moi, la capricorne que je suis.

Ce que j'aime dans cette nouvelle organisation

Je peux continuer à être pleinement impliquée dans la préparation de vos mariages, tout en gardant la main sur l’organisation.

Je reste votre interlocutrice.

Et en parallèle, je peux compter sur des personnes que j’ai formées et qui connaissent désormais mon fonctionnement pour être présentes sur le terrain lorsque cela est nécessaire.

Cela signifie aussi que nous pouvons envisager davantage de mariages, sans que cela se fasse au détriment de la qualité d’accompagnement.

Et ça, c’était précisément l’objectif de départ.

Une nouvelle étape pour Alicia Wedding Planner

Lorsque je repense à l'article dans lequel je vous annonçais ce projet, je me rends compte du chemin parcouru.

À l'époque, c'était encore une idée en construction et aujourd'hui, il y a eu les visios de formation, les premières observations sur les mariages, les premiers échanges sur le terrain, les ajustements et les apprentissages.

Et maintenant, les premières dates en doublon qui arrivent sur la prochaine saison : le projet est devenu concret.

Et je suis particulièrement heureuse de pouvoir le construire progressivement, sans brûler les étapes.

Parce que je préfère prendre le temps de former correctement les personnes qui m'accompagnent plutôt que de grandir trop vite.

Et la suite ?

La prochaine saison sera une nouvelle étape.

Avec ces premières dates en doublon, je vais pouvoir continuer à affiner mon organisation et mon fonctionnement.

Et surtout, continuer à construire une équipe sur laquelle je peux réellement compter.

Mon objectif reste le même qu'au premier jour : que mes couples puissent profiter de leur mariage sans avoir à penser à l'organisation.

Simplement, aujourd'hui, je ne serai plus forcément seule pour faire en sorte que tout se passe bien.

Et finalement, je crois que c'est ça, grandir.

C'est pouvoir faire évoluer mon entreprise sans perdre mes valeurs.

Alors oui, Alicia Wedding Planner grandit.

Mais rassurez-vous : je reste bien aux commandes.

With Love,

Alicia