Organisation et coordination Jour J : comment je travaille avec des prestataires que je ne connais pas (et pourquoi ce n’est pas toujours simple, voir parfois impossible)

Chaque mariage et chaque organisation de mariage est unique et chaque couple a sa propre histoire, ses propres envies et attentes. Dans le cadre d’une prestation de coordination et d’organisation “Jour J”, je rejoins cette aventure et les préparatifs alors que tous les prestataires ont déjà été choisis par les mariés.

C’est une formule qui me permet d’apporter mon expertise de coordination, mon expérience et mes conseils même si je n’ai pas accompagné le couple depuis le début des préparatifs.

Mais soyons honnêtes : ce n’est pas toujours un exercice facile.

Créer du lien en amont : une étape essentielle

Dès que je récupère la liste des prestataires, ma première étape est toujours la même : prendre contact avec chacun d’eux.

Le but est de créer un climat de confiance et de collaboration le plus vite possible et avant la mariage, de poser les bonnes questions techniques, de vérifier les besoins logistiques de chacun, et surtout, de faire en sorte que tout le monde travaille dans la même direction.

J’envoie toujours des documents techniques précis (planning, fiches logistiques, plans d’installation, horaires, coordonnées, etc.) pour que chacun prenne connaissance du déroulé du jour J bien en amont.

C’est ce travail d’équipe qui permettra une coordination fluide et sereine le jour du mariage.

Quand certains prestataires ne jouent pas le jeu…

Malheureusement, il arrive (bien trop souvent !) que certains prestataires ne répondent jamais à mes mails ou sms, ou fassent preuve d’un manque total de communication. C’est une situation difficile, car mon rôle est justement de centraliser les informations et d’éviter les imprévus.

Et parfois, malgré toute ma bienveillance et mon professionnalisme, je me retrouve face à des personnes qui ne reconnaissent pas mon rôle ou ne comprennent pas que je suis là pour faciliter leur travail et pas pour les contrôler.

Il devient donc impossible de faire mon travail correctement !!

Il m’est même arrivé, une fois, d’avoir à rompre un contrat avec des mariés car leurs prestataires, qu’ils avaient choisis eux-mêmes, se sont permis de me critiquer sans même me connaître, et leur attitude irrespectueuse a rendu toute collaboration impossible. C’est rare, bien sûr, mais cela montre à quel point le respect et la communication sont essentiels dans ce métier ! Il sera facile ensuite de reporter la faute sur la weddin g planner alors qu'on y est pour rien !

Ce que cela m’a appris

Ces expériences, parfois compliquées, m’ont surtout appris à :

• rester professionnelle et diplomate en toutes circonstances

• redoubler de pédagogie et d’organisation pour que le jour J se passe bien, même sans réseau connu

• et surtout, à rappeler que le mariage est une aventure collective : chacun a un rôle à jouer, et la réussite dépend de la coopération entre tous les intervenants

• je demande aux mariés d'appuyer sur l'importance de la bonne entente et de la communication entre les prestataires car qur une coordination jour J au final personne ne se connait !!

• j'explique et je pose les bases directement

  
  

En conclusion

Quand les prestataires communiquent, échangent et partagent leurs besoins entre eux et surtout avec respect pour le travail de chacun, tout devient plus simple et plus fluide. Mais quand ce n’est pas le cas, la coordination devient un vrai défi, voir impossible et c’est aussi pour cela que je conseille toujours de faire appel à des prestataires habitués à travailler dans le monde du mariage.

Car au-delà du planning, de la décoration, des fleurs et des jolies photos, la réussite d’un mariage repose avant tout sur l’humain, la bienveillance et le respect mutuel.

With Love,

Alicia